62% các cơ sở giáo dục đã ghi nhận sự gia tăng về khối lượng yêu cầu bảng điểm trong vòng 5 năm qua, trong khi 40% nhân viên phòng đăng ký hiện tại dự kiến sẽ nghỉ hưu trong vòng 5-10 năm tới. Phòng đăng ký có liên quan đến mọi sinh viên và mọi khoa học thuật, nhưng lại vận hành trên các hệ thống cũ kỹ hầu như không tương tác với nhau. Một trợ lý AI được tích hợp trong nền tảng quản lý dự án có thể tự động hóa các quy trình lập lịch khóa học, xử lý các trường hợp ngoại lệ trong đăng ký, xử lý bảng điểm, kiểm toán bằng cấp và đang theo dõi tuân thủ FERPA.
Dưới đây là một mẫu lời nhắc cho trợ lý AI sẵn sàng để sao chép, bạn có thể dán vào ClickUp để xây dựng một không gian làm việc hoàn chỉnh cho các hoạt động của phòng đăng ký trong vài phút. Tuy nhiên, trước khi sử dụng nó, bạn nên xem xét áp lực hoạt động mà hệ thống này được thiết kế để giải quyết. Đối với hầu hết các phòng đăng ký, vấn đề không phải là công việc không rõ ràng. Mà là công việc được phân tán trên quá nhiều hệ thống, thời hạn và quy trình phê duyệt, khiến không ai có thể nhìn thấy toàn bộ quy trình một cách rõ ràng.
Ai nên sử dụng thiết lập các hoạt động của phòng đăng ký này
Cấu hình này được thiết lập dành cho các cán bộ phòng Đăng ký, phó phòng Đăng ký, nhóm lập lịch, nhân viên quản lý hồ sơ, quản trị viên kiểm toán bằng cấp, chuyên viên đánh giá tín chỉ chuyển tiếp, điều phối viên lễ tốt nghiệp và nhân viên tuân thủ chịu trách nhiệm điều phối công việc của phòng Đăng ký qua nhiều hệ thống và thời hạn khác nhau. Cấu hình này đặc biệt hữu ích cho các cơ sở giáo dục đã có hệ thống quản lý sinh viên (SIS) nhưng vẫn phải dựa vào việc điều phối thủ công để quản lý các trường hợp ngoại lệ, phê duyệt, quy trình xử lý hồ sơ và các quy trình dựa trên chính sách.
Vấn đề: Văn phòng Đăng ký là xương sống của cơ sở giáo dục và đang được duy trì bằng phần mềm Banner và băng dính
Nếu bạn có công việc tại văn phòng đăng ký, bạn sẽ biết một điều mà những người khác trong trường không hoàn toàn hiểu rõ: văn phòng của bạn tham gia vào hầu hết mọi khâu liên quan đến sinh viên, từ khi nhập học đến khi tốt nghiệp. Lập lịch học, đăng ký, chấm điểm, bảng điểm, kiểm tra bằng cấp, chuyển đổi tín dụng, tuân thủ FERPA, quản lý danh mục, xử lý lễ tốt nghiệp. Và bằng cách nào đó, tất cả những công việc này được thực hiện thông qua sự kết hợp giữa hệ thống SIS đã 20 năm tuổi, email và hệ thống lưu trữ mà chỉ có hai nhân viên trong văn phòng của bạn hiểu được.
Áp lực hoạt động là không ngừng. Một nghiên cứu của GAO cho thấy trung bình 43% tín dụng đạt được tại cơ sở giáo dục ban đầu bị mất trong quá trình chuyển tiếp, và việc đánh giá tín dụng chuyển tiếp là một trong những quy trình tốn nhiều công sức nhất tại văn phòng. Thêm vào đó là các trường hợp ngoại lệ về đăng ký cần phải can thiệp thủ công, các yêu cầu bảng điểm tăng đột biến vào cuối mỗi học kỳ, các cuộc kiểm toán bằng cấp cần phải đối chiếu các năm học trong danh mục từ một thập kỷ trước, và khóa đào tạo FERPA mà mọi nhân viên mới cần phải tham gia nhưng mọi nhân viên cũ lại quên mất.
Văn phòng đăng ký là nơi chính sách của trường được triển khai thành thực tế hoạt động. Khi các ủy ban chương trình giảng dạy phê duyệt các thay đổi, văn phòng đăng ký sẽ cập nhật chúng vào danh mục. Khi giảng viên thay đổi thang điểm, văn phòng đăng ký sẽ điều chỉnh lại hệ thống. Khi sinh viên cần hồ sơ của mình, văn phòng đăng ký là nơi lưu trữ. Đây là văn phòng hành chính có nhiều quy định nhất và quy trình phức tạp nhất trong trường, đồng thời luôn trong tình trạng thiếu nhân sự trầm trọng.
Cách CU Anschutz giải quyết vấn đề này: Cơ sở CU Anschutz của Đại học Colorado đã thay thế năm hệ thống cũ bằng ClickUp cho hơn 170 người dùng trong nhóm CNTT tập trung của mình. Việc lập báo cáo thủ công đã giảm xuống còn zero.
Anna Alex, Giám đốc Dịch vụ Công nghệ Trường học:
Tinh thần của nhóm đã được nâng cao vì mọi người muốn giải quyết vấn đề, chứ không phải tạo bảng tổng hợp.
Tinh thần của nhóm đã được nâng cao vì mọi người muốn giải quyết vấn đề, chứ không phải tạo bảng tổng hợp.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải để thay thế hệ thống quản lý sinh viên (SIS), mà là tạo ra một lớp vận hành hiển thị bao quanh công việc diễn ra giữa các hệ thống, nhân viên và quy trình phê duyệt. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống vận hành phòng đăng ký hoạt động bên trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Đó chính là cơ hội ở đây. Không phải để thay thế hệ thống quản lý sinh viên (SIS), mà là tạo ra một lớp vận hành hiển thị bao quanh công việc diễn ra giữa các hệ thống, nhân viên và quy trình phê duyệt. Cách nhanh nhất để thử nghiệm mô hình này là thiết lập một hệ thống vận hành phòng đăng ký hoạt động bên trong nền tảng quản lý dự án của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong quy trình quản lý hồ sơ của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và tùy chỉnh nó cho phù hợp với hệ thống thông tin sinh viên (SIS), khối lượng hồ sơ và các điểm nghẽn trong quy trình làm việc của bạn.
Bạn muốn thử nghiệm một mô hình tương tự trong quy trình quản lý hồ sơ của mình? Hãy bắt đầu với lời nhắc bên dưới và tùy chỉnh nó cho phù hợp với hệ thống thông tin sinh viên (SIS), khối lượng hồ sơ và các điểm nghẽn trong quy trình làm việc của bạn.
Yêu cầu: Xây dựng không gian làm việc cho các hoạt động của phòng đăng ký sinh viên bằng AI
Sao chép lời nhắc này, dán vào ClickUp Brain để tạo ClickUp Super Agent của riêng bạn, điền thông tin chi tiết về cơ sở giáo dục của bạn, và bạn sẽ có được một không gian làm việc hoàn chỉnh cho các hoạt động của phòng đăng ký sinh viên với các quy trình làm việc về lập lịch, theo dõi các trường hợp ngoại lệ, quản lý bảng điểm và giám sát tuân thủ.
Kết quả đầu ra sẽ cung cấp cho bạn một bản nháp ban đầu vững chắc về cấu trúc vận hành, bao gồm hệ thống phân cấp công việc, logic định tuyến, các điểm kiểm tra mức độ dịch vụ và quy trình phê duyệt. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với loại hình tổ chức, thiết lập hệ thống thông tin sinh viên (SIS) và khối lượng công việc của phòng đăng ký.
Kết quả đầu ra sẽ cung cấp cho bạn một bản phác thảo ban đầu vững chắc về cấu trúc vận hành, bao gồm hệ thống phân cấp công việc, logic định tuyến, các điểm kiểm tra mức độ dịch vụ và quy trình phê duyệt. Sau đó, nhóm của bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với loại hình tổ chức, thiết lập SIS và khối lượng công việc của phòng đăng ký của bạn.
→ Sẵn sàng tạo Super Agent đầu tiên của bạn chưa?
Mở ClickUp Brain và dán lời nhắc ở trên để tạo một Super Agent tùy chỉnh cho Không gian Làm việc của bạn.
Cách cài đặt trong ClickUp (4 bước)
Bước 1: Tạo cấu trúc không gian làm việc của bạn
Thiết lập một Không gian chuyên dụng có tên là “Hoạt động của phòng đăng ký” với bốn thư mục:
- Lập lịch & Đăng ký: danh sách công việc để xây dựng lịch học, quản lý lớp học, các trường hợp ngoại lệ trong đăng ký và theo dõi tình trạng đăng ký
- Hồ sơ & Bảng điểm: danh sách các yêu cầu bảng điểm, kiểm tra bằng cấp, xác nhận đủ điều kiện tốt nghiệp và đánh giá tín dụng chuyển đổi
- Tuân thủ & Chính sách: danh sách đang theo dõi đào tạo FERPA, nhật ký tiết lộ thông tin, cập nhật danh mục và triển khai thay đổi chương trình giảng dạy
- Lễ tốt nghiệp & Các buổi lễ: danh sách công việc cho đơn đăng ký tốt nghiệp, hậu cần buổi lễ, xử lý bằng tốt nghiệp và xác minh danh hiệu
Bước 2: Cấu hình các trường tùy chỉnh cho từng công việc
Thêm các trường này vào các mẫu công việc của phòng đăng ký ( xem tất cả các loại Trường Tùy chỉnh ):
| Trường | Loại | Mục đích |
| Mã ID sinh viên | Văn bản ngắn | Mã định danh sinh viên để liên kết hồ sơ |
| Loại yêu cầu | Menu thả xuống | Bảng điểm, Trường hợp ngoại lệ, Kiểm toán, Đánh giá chuyển trường, FERPA, Khác |
| Ưu tiên | Menu thả xuống | Tiêu chuẩn, Nhanh, Ưu tiên, Khẩn cấp |
| Năm học | Văn bản ngắn | Năm học áp dụng của sinh viên cho việc kiểm tra bằng cấp |
| Trạng thái đang chờ xử lý | Menu thả xuống | Không có, Tài chính, Học thuật, Kỷ luật, Nhiều |
| Xử lý SLA | Ngày | Mục tiêu hoàn thành dự kiến dựa trên loại yêu cầu |
| Quy trình phê duyệt | Người dùng | Cố vấn, Khoa, Phòng Đăng ký được phân công xử lý yêu cầu này |
| Cờ FERPA | Hộp chọn | Cho biết công việc liên quan đến hồ sơ được bảo vệ theo FERPA |
Bước 3: Dán lời nhắc vào ClickUp Brain
Mở ClickUp Brain trong không gian mới của bạn và dán lời nhắc ở trên. Điền các biến số của bạn (tên cơ sở giáo dục, dân số sinh viên, hệ thống thông tin sinh viên (SIS), khối lượng bảng điểm, số lượng nhân viên). Brain sẽ tự động tạo ra các quy trình lập lịch, xử lý ngoại lệ, quy trình xử lý bảng điểm và đang theo dõi tuân thủ dưới dạng các công việc và công việc con mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức. (Lần đầu sử dụng Super Agents? Xem hướng dẫn từng bước để tạo Super Agent đầu tiên của bạn.)
Bước 4: Cài đặt các quy trình tự động hóa để quản lý liên tục
Cấu hình các quy trình tự động hóa cốt lõi này để hệ thống tự vận hành ( tìm hiểu cách các Trường Tùy chỉnh hoạt động trong Tự động hóa ):
| Khi… | Sau đó… |
| Yêu cầu bảng điểm nhận được với trạng thái giữ ≠ Không có | Tạm dừng xử lý, thông báo cho sinh viên về loại hạn chế, tạo công việc giải quyết hạn chế |
| Trường hợp ngoại lệ về đăng ký không được xử lý trong vòng 48 giờ | Báo cáo lên trưởng phòng đăng ký học, thông báo cho sinh viên về sự chậm trễ |
| Ngày đáo hạn cho khóa đào tạo FERPA là 30 ngày nữa đối với mọi nhân viên | Tạo công việc nhắc nhở đào tạo, thông báo cho người giám sát nếu không hoàn thành trước thời hạn |
| Đơn xin tốt nghiệp đã được nộp | Thực hiện kiểm tra tự động hóa về bằng cấp, đánh dấu các yêu cầu còn thiếu, tạo công việc xem xét thủ công cho các trường hợp đặc biệt |
| Đã nhận được kết quả đánh giá chuyển đổi tín dụng | Kiểm tra cơ sở dữ liệu tương đương để đánh giá trước về cùng một khóa học/cơ sở giáo dục, tự động điền thông tin nếu tìm thấy kết quả trùng khớp |
Những nội dung mà Agent bao quát trong suốt vòng đời các hoạt động của phòng đăng ký
Trợ lý AI cho các hoạt động của phòng đăng ký học sinh không phải là sự thay thế cho hệ thống quản lý thông tin sinh viên (SIS). Đây là một hệ thống hoạt động bên trong không gian làm việc quản lý dự án của bạn và quản lý sự phức tạp của quy trình làm việc mà hệ thống SIS không được thiết kế để xử lý: chuyển tiếp các phê duyệt, đang theo dõi các trường hợp ngoại lệ, thực thi các cam kết về thời gian phản hồi (SLA) và phối hợp giữa các phòng ban. Hệ thống SIS lưu trữ dữ liệu. Trợ lý AI điều phối công việc.
| Giai đoạn vòng đời | Việc cần làm của nhân viên | Thay thế cho gì |
| Xây dựng lịch trình | Quản lý quy trình làm việc nhiều bước từ yêu cầu của các khoa qua giải quyết xung đột đến việc tải lên hệ thống thông tin sinh viên (SIS) cuối cùng, đang theo dõi việc sử dụng phòng học và tỷ lệ lấp đầy | Lập lịch dựa trên bảng tính với giải quyết xung đột qua email |
| Đăng ký | Chuyển các yêu cầu ngoại lệ qua các chuỗi phê duyệt dựa trên loại, đảm bảo tuân thủ thời hạn và đang theo dõi thời gian xử lý | Các biểu mẫu giấy và chuỗi email liên quan đến việc miễn trừ điều kiện tiên quyết và ngoại lệ về sức chứa |
| Xử lý bảng điểm | Quản lý quy trình từ yêu cầu đến giao hàng với các kiểm tra trạng thái giữ lại, đang theo dõi SLA và cảnh báo về nhân sự trong giờ cao điểm | Quản lý hàng đợi thủ công mà không có khả năng hiển thị các điểm nghẽn trong quá trình xử lý |
| Kiểm tra tiến độ học tập | Đang theo dõi các yêu cầu thay thế, quy trình phê duyệt tốt nghiệp và đối chiếu năm học trong danh mục chương trình khi có thay đổi về chương trình. | Kiểm toán từng trường hợp cụ thể dựa trên kiến thức chuyên môn về các trường hợp ngoại lệ đã được phê duyệt |
| Tuân thủ FERPA | Theo dõi việc hoàn thành khóa đào tạo, ghi lại các trường hợp tiết lộ thông tin, quản lý các cuộc điều tra sự cố và giám sát các thỏa thuận với bên thứ ba | Các email đào tạo hàng năm không được kiểm tra và nhật ký tiết lộ thông tin được lưu trong sổ bìa cứng |
| Chuyển đổi tín chỉ | Quản lý cơ sở dữ liệu tương đương, chuyển tiếp các yêu cầu tư vấn từ các khoa, đang theo dõi tỷ lệ chấp nhận và quản lý các thỏa thuận liên thông | Đánh giá từng môn học từ đầu mỗi lần, ngay cả đối với các môn học đã được đánh giá trước đó |
Bạn muốn xem Super Agents hoạt động như thế nào trong môi trường ClickUp thực tế? Hãy xem hướng dẫn chi tiết dưới đây để biết cách các quy trình làm việc, công việc và tự động hóa do AI tạo ra được áp dụng trong thực tế.
Các biến thể cho các loại cơ sở giáo dục khác nhau
Lời nhắc trên áp dụng cho tất cả các cơ sở giáo dục đại học sử dụng ClickUp. Hãy điều chỉnh lời nhắc cho phù hợp với cơ sở của bạn:
| Loại hình cơ sở giáo dục | Các điều chỉnh chính |
| Trường đại học nghiên cứu R1 (hơn 30.000 sinh viên) | Sử dụng toàn bộ lời nhắc như hiện tại. Thêm các yếu tố phức tạp của chương trình sau đại học/chuyên nghiệp (tín dụng luận văn, đang theo dõi kỳ thi tổng hợp, yêu cầu thực tập). Mở rộng đánh giá tín dụng chuyển đổi cho các khóa học trình độ sau đại học. Tích hợp với quy trình quản lý tài trợ để đăng ký trợ lý nghiên cứu. |
| Trường đại học R2 (10.000–30.000 sinh viên) | Đơn giản hóa việc lập lịch thành mô hình tập trung. Giảm bớt sự phức tạp trong việc đánh giá tín dụng chuyển đổi bằng cách tập trung vào 20 cơ sở giáo dục đầu vào hàng đầu. Thêm các quy trình làm việc phối hợp giữa các khoa để quản lý việc thay đổi chương trình giảng dạy. |
| Cơ sở giáo dục chủ yếu đào tạo bậc đại học (2.000–5.000 sinh viên) | Tập trung vào sự cá nhân hóa trong xử lý các trường hợp ngoại lệ (ít yêu cầu hơn, nhưng mỗi yêu cầu lại quan trọng hơn). Đơn giản hóa việc đang theo dõi FERPA cho đội ngũ nhân viên nhỏ. Tăng cường tích hợp với cố vấn trong quá trình kiểm tra bằng cấp do tỷ lệ cố vấn/sinh viên thấp hơn. |
| Trường cao đẳng cộng đồng (5.000–20.000 sinh viên) | Tập trung mạnh vào việc đánh giá tín dụng chuyển đổi và quản lý thỏa thuận liên thông (đây là thách thức cốt lõi). Thêm tiện ích theo dõi đăng ký kép/đăng ký đồng thời. Đơn giản hóa quy trình kiểm tra bằng cấp để phù hợp với các yêu cầu về chứng chỉ và bằng cao đẳng. Phù hợp với các khung chuyển đổi của tiểu bang. |
| Trường nghề/trường dạy nghề (500–5.000 học sinh) | Tập trung vào việc theo dõi hoàn thành chương trình và cấp chứng chỉ (chứng chỉ, bằng cấp). Thay thế quy trình xử lý bảng điểm truyền thống bằng các quy trình xác minh chứng chỉ. Thêm tính năng theo dõi điều kiện cấp giấy phép vào thành phần kiểm toán bằng cấp. Đơn giản hóa các yêu cầu chương trình theo ngành cụ thể. |
Quản lý các hoạt động của phòng đăng ký tại một nơi duy nhất
Các hoạt động của phòng đăng ký sinh viên sẽ gặp khó khăn khi việc lập lịch, xử lý trường hợp ngoại lệ, bảng điểm, kiểm toán, đánh giá chuyển trường và theo dõi tuân thủ được thực hiện trên các hệ thống riêng biệt mà không có chế độ xem chung. Với ClickUp Brain, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa, cơ sở giáo dục của bạn có thể biến các hoạt động của phòng đăng ký sinh viên thành một hệ thống có thể lặp lại, hỗ trợ định tuyến nhanh hơn, chế độ xem rõ ràng hơn về các điểm nghẽn, quá trình chuyển giao mượt mà hơn và việc tuân thủ được thực hiện chặt chẽ hơn.
Mục tiêu không phải là thay thế hệ thống quản lý sinh viên (SIS) hoặc nhà cung cấp bảng điểm của bạn. Mục tiêu là giảm bớt công việc phối hợp liên quan đến các hệ thống này, hiển thị tiến độ và phê duyệt, đồng thời giúp văn phòng của bạn xử lý khối lượng công việc lớn, phức tạp về chính sách mà không cần phải dựa vào việc tìm kiếm email cũ hay trí nhớ cá nhân. Bắt đầu với lời nhắc ở trên, tùy chỉnh nó cho phù hợp với loại hình cơ sở giáo dục và môi trường SIS của bạn, và thiết lập một quy trình mà nhóm phòng đăng ký sinh viên có thể sử dụng thực tế trong mỗi kỳ học. Bắt đầu miễn phí với ClickUp.
Câu hỏi thường gặp
AI có thể xử lý được sự phức tạp của việc lập lịch học với các xung đột về phòng học và hạn chế về giảng viên không?
Các tác nhân AI không giải quyết các bài toán tối ưu hóa NP-hard. Chúng quản lý quy trình làm việc liên quan đến lập lịch: thu thập yêu cầu từ các khoa, đang theo dõi các vi phạm ràng buộc, phân công công việc giải quyết xung đột và ghi lại các thay đổi sau khi lịch được công bố. Văn phòng đăng ký vẫn là người ra quyết định về lịch, nhưng tác nhân AI đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót trong quá trình từ yêu cầu đến lịch cuối cùng.
Tính năng này có tương thích với Banner, Colleague hoặc PeopleSoft không?
Không gian Làm việc của AI agent hoạt động song song với hệ thống SIS hiện có của bạn. Nó không đọc trực tiếp từ hoặc ghi vào hệ thống SIS của bạn. Thay vào đó, nó quản lý các quy trình làm việc vận hành (phê duyệt, ngoại lệ, theo dõi tuân thủ) liên quan đến các giao dịch SIS. Hãy xem nó như một lớp quản lý dự án nằm trên hệ thống dữ liệu chính của bạn, tương tự như cách CU Anschutz đã hợp nhất năm hệ thống cũ thành một lớp vận hành duy nhất.
Vậy còn việc tuân thủ FERPA đối với hồ sơ sinh viên trong không gian làm việc thì sao?
ClickUp sở hữu các chứng nhận SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 và ISO 42001, đồng thời hỗ trợ SSO, quyền truy cập dựa trên vai trò, và mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải. Không gian Làm việc được cấu hình với các cấp độ quyền truy cập phù hợp với các quy định kiểm soát truy cập FERPA của bạn. Nhân viên chỉ nhìn thấy các công việc liên quan đến vai trò của họ. Không có dữ liệu nào được sử dụng để đào tạo các mô hình AI. Chi tiết đầy đủ trên trang bảo mật.
Hệ thống này xử lý các yêu cầu bảng điểm như thế nào trong các kỳ cao điểm?
Tự động hóa này theo dõi khối lượng bảng điểm theo tuần và so sánh với các mẫu lịch sử. Khi khối lượng vượt quá ngưỡng sức chứa nhân sự của bạn, hệ thống sẽ kích hoạt cảnh báo để triển khai nhân viên tạm thời hoặc phê duyệt làm thêm giờ. Theo dõi SLA đảm bảo các yêu cầu khẩn cấp và ưu tiên được xử lý trước, và tự động hóa kiểm tra trạng thái chờ giúp tránh lãng phí thời gian xử lý cho các yêu cầu sẽ bị từ chối.
Điều này có thể giúp giải quyết làn sóng nghỉ hưu của các nhân viên phòng đăng ký học sinh không?
Đúng vậy, nhưng không phải bằng cách thay thế các nhân viên phòng Đăng ký. Hệ thống ghi nhận kiến thức tổ chức trong các quy trình làm việc có cấu trúc: quy trình phê duyệt được ghi chép, cơ sở dữ liệu tương đương, tiền lệ xử lý trường hợp ngoại lệ và quy trình tuân thủ. Khi các nhân viên phòng Đăng ký có kinh nghiệm nghỉ hưu, kiến thức vận hành sẽ được lưu trữ trong hệ thống thay vì mất đi cùng với người đó.